Slim inzetten van je bijeenkomst!
Geen land ter wereld kent zóveel professionele dagvoorzitters. Ik heb bijvoorbeeld tijdens mijn sabbatical in 2014 geprobeerd om dagvoorzitters te vinden in Amerika, maar trof ze daar nauwelijks. De meeste van mijn Amerikaanse collega's zijn overigens vaak expert op één bepaald onderwerp en minder gespecialiseerd in het live communicatieproces tijdens bijeenkomsten. Toen ik 23 jaar geleden begon, was ik in Nederland één van de weinige dagvoorzitters. tegenwoordig struikel je er bijkans over.
Ooit vertelde een opdrachtgever mij 'off the record' dat deze bijeenkomst vooral ook bedoeld was als deadline voor medewerkers om een aantal projecten af te ronden. ‘Een soort piketpaal waar we gezamenlijk naar toe kunnen werken.’ Een mooie insteek! Zo had ik er, ondanks mijn ruim 800 bijeenkomsten, niet eerder over nagedacht. Zo kan je een bijeenkomst natuurlijk ook inzetten. Een prachtig middel om een duidelijk doel te bereiken. Overigens is dan de rol van een externe dagvoorzitter, naar mijn mening, wel wat ondergeschikt. Dat was mijn opdrachtgever met mij oneens. ‘Omdat we jou als externe dagvoorzitter hebben, wordt het voor medewerkers nog belangrijker om goed voor de dag te komen en projecten afgerond te hebben. Wees dus ook maar flink kritisch tijdens de bijeenkomst, we willen de lat hoog liggen. Niet afbranden, maar constructief kritisch. Als het je dan ook nog lukt om eventuele gaten in projectpresentaties op te vullen met kennis en ervaring vanuit de andere collega's, is dat helemaal een win-win!’
In een voorgesprek voor een middelgrote bijeenkomst, werd heel sterk gehamerd over hoe de deelnemers overtuigd konden worden van de meerwaarde van het thema (ik laat thema en opdrachtgever hier bewust even achterwege, omdat dit vaker gebeurt en het in dit geval een mooie illustratie is). Ik vroeg: ‘Zijn de mensen die naar deze bijeenkomst komen niet allang overtuigd van de meerwaarde van dit thema?’ ‘Hoe weet jij dat’, werd mij gevraagd? ‘Als ik van mijzelf uitga’, zei ik, ‘schrijf ik mij niet in voor bijeenkomsten met een onderwerp waar ik nog niks van af weet of waar ik absoluut niet achter sta. Ik mag toch aannemen dat dat bij jullie deelnemers ook zo is?’ Een verrassend inzicht, vond men en we hebben daarop gelijk het programma en de sprekers aangescherpt en meer verdieping in het thema aangebracht. De bijeenkomst werd hoog gewaardeerd door de deelnemers en vanuit de nazorg zijn er veel initiatieven gestart.
Het is goed om je bijeenkomst slim in te zetten. Peil het kennisniveau van je deelnemers en ga uit van de meerderheid en niet van die paar deelnemers die nog weinig informatie of kennis hebben. Hoe duidelijker en SMART'er de reden en het doel van je bijeenkomst, hoe preciezer en succesvoller vorm en inhoud van je programma worden. Denk niet alleen, ‘we willen deelnemers informeren’, vraag ook wat deelnemers met de informatie kunnen doen. En misschien nog wel belangrijker, welke informatie ze nog missen om een volgende stap te zetten. Je mag best wat verwachten van de deelnemers aan jouw bijeenkomst. Dat doen zij namelijk omgekeerd ook van jou.
Een warme nazomer groet uit Utrecht!
Gert-Jan Jansen
Meer informatie op www.gespreksleider.nl
Mobiel 06-55 136 199