Groot of klein?
Vaak wordt er bij de organisatie van een bijeenkomst ingestoken op zoveel mogelijk deelnemers. Want een bijeenkomst met veel deelnemers is een succes! Natuurlijk klinkt een grote opkomst goed in de boardroom of op een verjaardag, maar haal je er altijd je beoogde doel mee? Als het doel is ‘de spierballen van de organisatie te laten zien’, waarbij vooral gericht wordt op publiciteit en promotie van een onderwerp of organisatie, geldt natuurlijk hoe groter hoe beter. Maar als je doel kennisdelen, samenwerking mobiliseren of het uitdiepen van een thema is, werkt een grote bijeenkomst vaak minder effectief. Overigens wordt vaak na afloop van een grote bijeenkomst door deelnemers geconcludeerd dat de bijeenkomst inhoudelijk nogal vlak was en weinig nieuws bracht. Ik vraag me af of je dan je doel gehaald hebt.
Veel sprekers, maar ook organisatoren, worden toch wat angstiger van een grote groep toehoorders van 200 personen of meer. Vaak wordt er dan qua boodschap gekozen voor slappe compromissen om iedereen te bereiken en/of ‘te vriend te houden’.
Een kleinere bijeenkomst kent natuurlijk ook uitdagingen, maar het grote voordeel is dat je meer kunt met een wat kleinere groep. Niet voor niets kijken mensen vaak uit naar workshops, omdat ze dan in kleinere groepjes de verdieping op kunnen zoeken. Juist bij een kleinere bijeenkomst, tot 200 deelnemers, is een capabele dagvoorzitter/gespreksleider onontbeerlijk! Terwijl je bij een grotere bijeenkomst eigenlijk een minder vaardig dagvoorzitter nodig hebt, omdat haar/zijn werk vaak beperkt blijft tot het aan en afkondigen van sprekers, tijdbewaking en hier en daar een van tevoren bedachte vraag aan een panel of spreker stellen.
Bij een kleinere bijeenkomst heb je ook iets meer vrijheid in het kiezen van goede vormen om interactie optimaal uit te nutten. Belangrijk is dan wel om het doel van de bijeenkomst bij aanvang heel duidelijk te communiceren, zodat iedereen weet waar we die dag/middag/avond naar toe werken. Een ervaren dagvoorzitter/gespreksleider heeft meerwaarde als zij/hij ervaring heeft met verschillende werkvormen, uiteenlopend publiek, groepsdynamiek en improvisatie (lees: “Goed kan luisteren en ter plekke goede vragen weet te stellen die het onderwerp verder brengen”)
Je merkt misschien al tijdens het lezen van deze blog, dat mijn voorkeur uit gaat naar kleinere bijeenkomsten. Omdat ik denk dat ze effectiever zijn, een hogere output en betere ambassadeurs voor je organisatie of je onderwerp opleveren. Mocht je toch veel mensen willen bereiken organiseer dan meerdere kleine bijeenkomsten door het land. Zeker niet altijd veel duurder om te organiseren omdat je goede afspraken kan maken met locaties, catering en dagvoorzitter als je meerdere boekingen doet.
Succes met organiseren!
Een frisse lentegroet!
Gert-Jan